Оформление документов на списание гсм в бюджете. Учет горюче-смазочных материалов у АУ: поступление и списание

Наличие автотранспорта заставляет автономное учреждение приобретать ГСМ. Основной целью учета данного вида нефинансовых активов является обеспечение правомерности его расходования. Особое значение приобретает четкое исполнение требований нормативных актов, регулирующих его нормирование. Как показывает практика проверок, наибольшее количество нарушений связано именно со списанием топлива с учета. О том, как избежать ошибок в учете, мы расскажем в статье.

Нормы расхода Горюче - смазочных материалов

Свою деятельность автономное учреждение осуществляет в соответствии с планом финансовохозяйственной деятельности. Планирование расходов на ГСМ, а также ведение статистической отчетности, определение себестоимости перевозок АУ осуществляется в соответствии с Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ23р "О введении в действие Методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных средств на автомобильном транспорте" (далее. Рекомендации).
В данном документе приведены значения базовых, транспортных и эксплуатационных (с учетом надбавок) норм расхода топлив для автомобильного подвижного состава общего назначения, норм расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок применения норм, формулы и методы расчета нормативного расхода топлив при эксплуатации, справочные нормативные данные по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок и др.
Норма расхода топлив и смазочных материалов применительно к автомобильному транспорту подразумевает установленное значение меры их потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации.
Для автомобилей общего назначения установлены следующие виды норм:
1) базовая норма в литрах на 100 км (л/100 км) пробега автотранспортного средства (АТС) в снаряженном состоянии;
2) транспортная норма в литрах на 100 км (л/100 км) пробега при проведении транспортной работы:
- автобуса, где учитываются снаряженная масса и нормируемая по назначению автобуса номинальная загрузка пассажиров;
- самосвала, где учитываются снаряженная масса и нормируемая загрузка самосвала (с коэффициентом 0,5);
3) транспортная норма в литрах на 100 ткм (л/100 ткм) при проведении транспортной работы грузового автомобиля.
Учет дорожнотранспортных, климатических и других факторов производится при помощи поправочных коэффициентов (надбавок), регламентированных в виде процентов повышения или снижения исходной нормы (их значения устанавливаются приказом или распоряжением руководства предприятия, эксплуатирующего транспортное средство, или местной администрации).
Нормативный расход топлива определяется по формулам. Для каждого вида автотранспортного средства (легковых и грузовых автомобилей, автобусов, самосвалов, специальных и специализированных автомобилей) предназначена специальная формула расхода топлива. Например, для легковых автомобилей нормативное значение расхода топлива рассчитывается по формуле:
Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D), где:
Qн. нормативный расход топлива, л;
Hs . базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;
S . пробег автомобиля, км;
D . поправочный коэффициент к норме (суммарная относительная надбавка или снижение), %.

Для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую нормы расхода топлив отсутствуют в Рекомендациях, руководители местных администраций регионов и организаций могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программеметодике (п. 6 Рекомендаций).
В соответствии с приложением 1 к Рекомендациям нормы эксплуатационного расхода смазочных материалов (с учетом замены и текущих дозаправок) установлены из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Нормы расхода масел установлены в литрах на 100 л расхода топлива, нормы расхода смазок. в килограммах на 100 л расхода топлива.
Нормы расхода масел увеличиваются до 20% для автомобилей, прошедших капитальный ремонт и находящихся в эксплуатации более пяти лет.
Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводовизготовителей, инструкциями по эксплуатации и т. п.
Бухгалтерский учет Горюче - смазочных материалов
В соответствии с п. 118 Инструкции N 157н для учета ГСМ предусмотрен счет 105 03 "Горюче - смазочные материалы", на котором учитываются все виды топлива, горючего и смазочных материалов: дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут, автол и т. д.
В автономных учреждениях, использующих различные виды Горюче - смазочных материалов, должен быть организован их раздельный учет в зависимости от их видов (бензин, дизельное топливо, керосин и т. д.) и направлений их расходования (например, при использовании в платной деятельности или при выполнении государственного (муниципального) задания).
Учет расходов на приобретение ГСМ. Горюче - смазочные материалы, как и другие группы материальных запасов, принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости. Перечень расходов, включаемых в фактическую стоимость материальных запасов, установлен п. 102 Инструкции N 157н. К ним, в частности, относятся:
суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);
суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материальных ценностей;
вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материальные запасы, в соответствии с условиями договора;
суммы, уплачиваемые за заготовку и доставку материальных запасов до места их использования, включая страхование доставки (вместе. расходы по доставке).
Следует обратить внимание, что если в сопроводительном документе поставщика указано несколько наименований ГСМ, то расходы по их доставке (в рамках договора поставки) распределяются пропорционально стоимости каждого наименования Горюче - смазочных материалов в их общей стоимости. Например, согласно договору поставки каждый месяц в АУ поставляется: бензин А92 на сумму 230 000 руб.; бензин А95 . 125 000 руб.; бензин А80 . 60 000 руб. Общая стоимость составляет 415 000 руб. (230 000 +125 000 + 60 000). Расходы по доставке ГСМ на склад хранения составляют 10 800 руб. Таким образом, распределение стоимости расходов по доставке на каждый вид топлива будет соответственно следующим: бензин А92 . 5 980 руб.; бензин А95 . 3 250 руб.; бензин А80 . 1 560 руб.
Описанная выше ситуация встречается на практике довольно редко, это связано с тем, что в большинстве случаев государственные (муниципальные) учреждения не располагают собственными заправочными пунктами, поэтому зачастую приобретение ГСМ осуществляется посредством закупки топливных талонов, с помощью пластиковых карт или за наличный расчет через подотчетных лиц.
Далее при формировании фактической стоимости ГСМ следует учитывать, что в соответствии с п. 105 Инструкции N 157н в их фактическую стоимость не включаются сумма общехозяйственных и иных аналогичных расходов, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материальных запасов.
Формирование стоимости всех видов топлив осуществляется с использованием счета 106 04 "Вложения в материальные запасы" (п. 133 Инструкции N 157н). В случае если учреждение дополнительных расходов, связанных с приобретением ГСМ, не несет, расходы по оплате их стоимости поставщику относятся сразу на счет 105 03 "Горюче - смазочные материалы".
Суммы НДС, уплаченные при приобретении ГСМ, не включаются в их фактическую стоимость, за исключением случаев, когда деятельность АУ не подлежит обложению НДС (ст. 149 НК РФ) либо налогоплательщик имеет освобождение от исполнения данных обязанностей в соответствии со ст. 145 НК РФ.
Принятие к учету расходов, связанных с приобретением ГСМ, будет отражено следующим образом (п. 51 Инструкции N 183н):
Дебет счета 0 106 04 000 "Вложения в материальные запасы"
Кредит счетов 0 302 34 000 "Расчеты по приобретению материальных запасов", 0 302 22 000 "Расчеты по транспортным услугам", 0 302 26 000 "Расчеты по прочим работам, услугам"
Оприходование ГСМ в сумме их фактической стоимости, сформированной при их приобретении, в том числе по нескольким договорам, отражается так (п. 34 Инструкции N 183н):
Дебет счета 0 105 03 000 "Горюче - смазочные материалы" (105 23 000, 105 33 000)
Кредит счетов 0 106 04 000 "Вложения в материальные запасы", 0 302 00 000 "Расчеты по приобретению материальных запасов", 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами", 0 304 04 340 "Внутренние расчеты по приобретению материальных запасов" (в рамках движения ГСМ между головным учреждением, обособленными подразделениями (филиалами))
Рассмотрим на примерах принятие к учету ГСМ посредством их приобретения:
- по безналичному расчету;
- по топливным талонам;
- с использованием топливных карт;
- за наличный расчет через подотчетных лиц.

АУ приобрело три канистры масла по цене 1 500 руб. за штуку (в том числе НДС 18% . 228,80 руб.). Расходы по доставке составили 200 руб. (в том числе НДС 18% . 30,50 руб.). Оплата производилась в безналичном порядке за счет средств от приносящей доход деятельности, облагаемой НДС. Счет учреждения обслуживается кредитной организацией.
Данные операции будут отражены в бухгалтерском учете следующим образом:

* Оприходование ГСМ от топливной компании производится на основании накладной и счетафактуры.

АУ в апреле 2011 г. приобрело за счет приносящей доход деятельности 100 талонов на бензин А80. Каждый талон рассчитан на 20 л бензина. Цена 1 л. 20 руб. (в том числе НДС). Договором предусмотрено перечисление аванса в размере 30% (12 000 руб.) и окончательный расчет в конце месяца (28 000 руб.). Учреждение обслуживается в Федеральном казначействе.
Талоны на бензин оприходованы в кассу учреждения и затем выданы под отчет водителям на месяц: 10 талонов. Иванову В. В. и 15 талонов. Сидорову И. И. В конце месяца водители представили авансовые отчеты с корешками от талонов. АУ освобождено от обязанности плательщика НДС в соответствии со ст. 145 НК РФ.

* Согласно п. 169 Инструкции N 157н талоны на бензин являются денежными документами и должны храниться в кассе учреждения. Прием талонов в кассу производится по Приходному кассовому ордеру (ф. 0310001); по Расходному кассовому ордеру (ф. 0310002) водителям выдаются талоны под отчет.
** Получаемые по талонам ГСМ приходуются на основании корешков талонов, приложенных к авансовым отчетам водителей. В корешке содержится такая информация, как марка ГСМ и номер талона. Номер на отрывном корешке подтверждает факт использования именно тех талонов, которые были получены под отчет.

АУ осуществляет заправку ГСМ с использованием пластиковой карты на сумму 50 000 руб. Топливная организация изготавливает одну пластиковую карту на сумму 500 руб. (в том числе НДС. 76,27 руб.), которая переходит в собственность учреждения. Для заправки автомобиля топливная карта выдана в подотчет водителю легкового автомобиля.
В конце месяца водитель представил авансовые отчеты, подтверждающие заправку по пластиковой карте на сумму 50 000 руб. Все расходы оплачиваются с лицевого счета, открытого в ОФК, за счет субсидий, выделенных на выполнение государственного задания. Деятельность учреждения не подлежит обложению НДС в соответствии со ст. 149 НК РФ.
При отражении операций с использованием топливных карт следует отметить, что ни Инструкцией N 157н, ни Инструкцией N 183н порядок их отражения не разъяснен. Однако ранее Минфином в Письме от 03.06.2008 N 02 14 10а/1611 были даны рекомендации о том, что приобретенные карты по предварительно оплаченным товарам рассматриваются в целях бухгалтерского учета как документы, подлежащие учету в порядке, установленном для учета бланков строгой отчетности. Таким образом, карты ГСМ следует учитывать в соответствии с Инструкцией N 157н на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности".
Аналитический учет бланков строгой отчетности ведется по каждому виду бланков и месту их хранения в Книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) (п. 338 Инструкции N 157н). В ней указываются виды, серии и номера бланков, даты их получения (выдачи), цена, количество и подписи лиц, их получивших.
В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующими записями:

* Поступление бланков строгой отчетности отражается записью на забалансовом счете 03 в условной оценке 1 руб. за 1 бланк или по стоимости приобретения бланков (порядок оценки устанавливается учреждением в учетной политике). Учет бланков строгой отчетности ведется в разрезе ответственных за их хранение и выдачу лиц и мест хранения (п. 337 Инструкции N 157н).
** Внутреннее перемещение бланков строгой отчетности в учреждении отражается путем изменения ответственного лица и (или) места хранения на основании оправдательных первичных документов (п. 337 Инструкции N 157н).
*** Количество заправленного бензина и его стоимость подтверждаются документами, выданными водителю на заправочной станции, которые он прилагает к авансовому отчету. В конце месяца количество и стоимость сверяется со счетомфактурой и накладной, выданной топливной компанией.

АУ выдало водителю под отчет денежные средства в сумме 1 100 руб. на приобретение бензина А92. Им в установленные сроки представлен авансовый отчет с приложенными к нему кассовыми чеками на эту сумму. Расходы осуществляются за счет субсидий, выделенных на выполнение государственного задания.
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

* Сроки выдачи денежных средств под отчет на приобретение ГСМ и представления авансовых отчетов отражаются в учетной политике учреждения.
Учет списания ГСМ. Сама процедура списания ГСМ не вызывает особой сложности в учете. В соответствии с п. 108 Инструкции N 157н выбытие (отпуск) данного материального запаса производится по фактической стоимости каждой единицы (литра, килограмма и т. д.) либо по средней фактической стоимости.
Применение одного из указанных способов определения стоимости материальных запасов при выбытии по их группе (виду) закрепляется в учетной политике АУ и осуществляется в течение финансового года непрерывно.

Определение средней фактической стоимости материальных запасов производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей фактической стоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающихся соответственно из средней фактической стоимости (количества) остатка на начало месяца и поступивших материальных запасов в течение текущего месяца на дату их выбытия (отпуска) (п. 108 Инструкции N 157н).
Списание бензина (дизельного топлива) производится на основании правильно оформленных путевых листов (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007) водителей автотранспортных средств АУ, отражающих его использование (п. 36 Инструкции N 183н). Иные Горюче - смазочные материалы (масла, тосол, охлаждающая жидкость и т. п.) списываются согласно Акту о списании материальных запасов (ф. 0504230). Расходование масел, указанное в акте, должно соответствовать количеству использованного бензина, отраженному в путевых листах. Как было уже отмечено выше, это связано с тем, что смазочные жидкости расходуются по норме, рассчитанной на 100 л расхода топлива автотранспортного средства.
Выбытие израсходованных ГСМ отражается следующей бухгалтерской записью (п. 37 Инструкции N 183н):
Дебет счетов 0 401 20 272 "Расходование материальных запасов", 0 109 00 272 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг" (0 109 60 272, 0 109 70 272, 0 109 80 272, 0 109 90 272)
Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 03 000 "Горюче - смазочные материалы" (0 105 23 000, 0 105 33 000)
Рассмотрим списание ГСМ на примере.

Согласно представленным водителем путевым листам за апрель 2011 г. пробег автомобиля ГАЗ3102 составил 886 км. Автомобиль эксплуатируется в городе с населением 1,5 млн человек, в связи с чем приказом руководителя АУ установлена надбавка в размере 20% по городу. Базовая норма расхода бензина составила 12,5 л/100 км. Срок эксплуатации автомобиля. менее 5 лет. Стоимость одного литра бензина. 23 руб.
В бухгалтерию, помимо путевых листов, был представлен акт на списание масла моторного за апрель. Его стоимость по документам равна 52 руб. за литр, норма расхода. 1,7 л/100 л бензина (цены в примере условные).
Автомобиль используется в деятельности, приносящей доход.
Рассчитаем расход бензина автомобиля ГАЗ3102 за апрель: 0,01 x 12,5 л x 886 км x (1 + 0,01 x 20) = 132,90 л.
Определим расход масла моторного за апрель: (132,90 x 1,7 / 100) л = 2,26 л.
В бухгалтерском учете данные записи будут отражены следующим образом:

Перерасход Горюче - смазочных материалов: особенности списания

В государственных (муниципальных) учреждениях расход по ГСМ можно принять к учету только в пределах норм, установленных организацией. Если фактический расход превысил утвержденную норму, то списать его на затраты АУ можно только по письменному распоряжению руководителя. Однако для принятия такого распоряжения водитель должен письменно изложить причину произошедшего перерасхода. В случае если причина уважительная (сложные дорожные или климатические условия, авария и т. д.), производится списание, в ином случае факт перерасхода ГСМ должен быть отнесен на виновное лицо.
В последнем случае не следует забывать о нормах Трудового кодекса. В соответствии со ст. 241 ТК РФ за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами. Полная материальная ответственность за причиненный ущерб в силу ст. 243 ТК РФ может возлагаться в случае недостачи ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.
Сумма выявленного перерасхода списывается следующими бухгалтерскими записями:
- на сумму списанных ГСМ согласно принятому учреждением решению (п. 37 Инструкции N 183н):

Кредит счета 0 105 03 000 "Горюче - смазочные материалы"
- одновременно на сумму потери по рыночной стоимости с отнесением на виновное лицо (п. 112 Инструкции N 183н):
Дебет счета 0 209 74 000 "Расчеты по ущербу материальных запасов"
Кредит счета 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами"
Возмещение ущерба, нанесенного учреждению виновным лицом, может осуществляться:
- путем внесения денежных средств в кассу АУ;
- путем самостоятельного приобретения виновным лицом необходимых ГСМ (возмещение в натуральной форме);
- путем удержания из заработной платы сотрудника.
Операции по уменьшению расчетов по ущербу имуществу оформляются следующими бухгалтерскими записями (п. 113 Инструкции N 183н):
- поступление денежных средств от виновных лиц в кассу АУ:
Дебет счета 0 201 34 000 "Касса"

- возмещение ущерба виновными лицами в натуральной форме:
Дебет счета 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами"
Кредит счета 0 209 74 000 "Расчеты по ущербу материальных запасов"
- возмещение ущерба виновным лицом из заработной платы (иных выплат) на сумму удержаний, произведенных в порядке, предусмотренном законодательством РФ:
Дебет счета 0 304 03 000 "Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда"
Кредит счета 0 209 74 000 "Расчеты по ущербу материальных запасов"
Рассмотрим операции по списанию перерасхода ГСМ на примере.

Воспользуемся условиями примера 5. Предположим, что фактический расход бензина автомобиля ГАЗ-3102 составил 200 л при норме 132,90 л. Согласно письменному объяснению водителя автомобиля перерасход горючего в количестве 67,10 л произошел по его вине. Руководителем АУ принято распоряжение о взыскании с виновного лица стоимости перерасхода бензина путем удержания суммы недостачи из его зарплаты.
Учетная стоимость одного литра бензина. 23 руб., рыночная стоимость на момент обнаружения факта перерасхода. 23,50 руб.
В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

* В соответствии со ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, . 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Л. Салина

Нормы расхода топлива и смазочных материалов имеют существенное значение прежде всего для планирования расхода топлива при составлении сметы доходов и расходов бюджетной организации. Применяются они также и для расчета нормативной себестоимости продукции, работ или услуг, учета отклонений фактической и плановой себестоимости, оценки эффективности использования материальных ресурсов организации. Данные нормы служат основой при организации внутреннего контроля за расходованием ГСМ. Не секрет, что и контролирующие органы используют их в ходе проверок в бюджетных организациях.

Нормы расхода на ГСМ
В 2005 году продолжают действовать нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, установленные Руководящим документом Р3112194-0366-03 (далее - Руководящий документ).
Нормативный расход топлива определяется по формулам, которые приведены в Руководящем документе. Для каждого вида автотранспортного средства (легковых и грузовых автомобилей, автобусов, самосвалов, специальных и специализированных автомобилей) предназначена специальная формула расхода топлива.
Существует ряд условий, при работе в которых нормы расхода топлива могут повышаться. Например, при работе в зимнее время они могут быть увеличены от 5 до 20 % в зависимости от климатических районов страны, при работе в городах - от 5 до 25 % в зависимости от населенности (количества человек), при увеличении срока нахождения автомобиля в эксплуатации и др.

Документальное подтверждение расходов на ГСМ
Для подтверждения факта приобретения ГСМ необходимы утвержденный авансовый отчет и кассовые чеки, а также путевые листы. При отнесении ГСМ на расходы следует обратить особое внимание на наличие и оформление путевых листов, которые являются первичными документами по учету работы автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.
В соответствии с п. 3 Инструкции № 70н все операции, проводимые бюджетными учреждениями, оформляются первичными документами, приведенными в Приложении № 2 к инструкции. Это приложение содержит Перечень форм документов класса 03 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) "Унифицированная система первичной учетной документации", в котором приведены формы путевых листов для различных видов транспорта, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 78 .
Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом и действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более суток (одной смены). В путевом листе обязательно проставляют его порядковый номер, дату выдачи, печать организации, которой принадлежит автомобиль. Также в нем указывают марку автомобиля, место назначения (поездки автомобиля), марку и количество горючего при выезде и возвращении, расход горючего (по норме и фактический), а также показания спидометра при выезде и возвращении в гараж. На основании данных путевых листов организация определяет количество и стоимость израсходованного топлива.
Особое внимание при заполнении путевого листа следует уделить его оборотной стороне. На практике в графах "Место отправления", "Место назначения" встречается такая формулировка, как "работа по городу". Во избежание споров с контролирующими органами надо указывать конкретное место: город, населенный пункт, район, улица и пр.
Могут возникнуть ситуации, когда бензин списывается по путевым листам, дата которых приходится на выходной (нерабочий) день. В соответствии с нормами ТК РФ работа в выходной день допускается. Однако следует иметь в виду, что привлечь водителя к работе в выходной день можно в случаях, предусмотренных ст. 113 ТК РФ, с его письменного согласия и по письменному распоряжению работодателя. В случаях, не предусмотренных указанной статьей, - с его письменного согласия и по письменному распоряжению работодателя с учетом мнения представительного органа работников . При отсутствии заявления водителя и письменного распоряжения руководителя организации работа в выходной день, а именно списание бензина, может быть квалифицирована проверяющими органами как незаконное расходование средств.

Бюджетный учет ГСМ

Бензин и другие горюче-смазочные материалы, приобретенные для хозяйственных нужд учреждения, в соответствии с Инструкцией № 70н учитываются или в составе материальных запасов на счете 0 105 03 000 "Горюче-смазочные материалы", или, в случае приобретения талонов на бензин, в составе денежных средств на счете 0 201 05 000 "Денежные документы". Приобретение талонов на бензин возможно через подотчетное лицо или безналичным путем.
Необходимо сказать о правилах учета денежных документов, предусмотренных новой Инструкцией по бюджетному учету, которые регламентированы пунктами 96 - 98. На счете 201 05 000 учитываются оплаченные талоны на бензин и масла, которые хранятся в кассе учреждения. Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляется приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002). Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций по денежным средствам. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов, а учет операций с денежными документами - в Журнале по прочим операциям.

Пример.
В кассу учреждения были оприходованы талоны на бензин:
- оплаченные через подотчетное лицо за счет средств предпринимательской деятельности - на сумму 3 000 руб.;
- оплаченные безналичным путем за счет бюджетного финансирования - на сумму 28 000 руб.
Водителю легкового автомобиля выданы талоны на сумму 8 000 руб. На основании путевого листа определен расход бензина для хозяйственных нужд в рамках уставной деятельности на сумму 3 000 руб., в рамках предпринимательской деятельности - на сумму 5 000 руб.

В бюджетном учете указанные операции отражаются следующим образом:

Отследить, когда именно водитель использовал талоны, то есть залил бензин в бак, не представляется возможным. Поэтому эту проводку, по мнению автора, можно делать одновременно с проводкой на выдачу талонов.

Как видно из примера, учет расходов на ГСМ не вызывает вопросов, если на стадии получения (приходования) талонов учреждение знает, за счет каких средств приобретались талоны, и на какие цели они будут использованы.

Налоговый учет
Затраты на ГСМ в целях налогообложения прибыли относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и учитываются в составе расходов на содержание служебного автотранспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В общей части Руководящего документа говорится о том, что нормы используются при расчете нормируемого значения расхода топлива, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности предприятий в обеспечении нефтепродуктами, осуществления расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т. д.
Однако в соответствии с гл. 25 НК РФ расходы на содержание служебного автотранспорта не относятся к нормируемым расходам, за исключением расходов на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов. Не стоит забывать, что, признавая расходы, нужно соблюдать три критерия, установленные ст. 252 НК РФ, среди которых главным является экономическая обоснованность расходов. Если расходы организации на приобретение ГСМ значительно превышают установленные Минтрансом России нормы, их экономическая обоснованность может вызвать у налоговых органов вопросы.
Дата утверждения авансового отчета будет датой признания расходов на ГСМ в целях налогообложения (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Но следует помнить, что доходы могут быть уменьшены только на сумму произведенных расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ), а сам по себе факт приобретения ГСМ не означает, что расходы произведены. Приобретенный бензин должен быть израсходован. Документом, который подтверждает факт и дату расхода горючего, а также производственную направленность такого расхода, является путевой лист. Поэтому правильное оформление путевого листа важно и для списания бензина в целях налогообложения.

Руководящий документ Р3112194-0366-03 "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утв. Минтрансом РФ 29.04.03., действует до 01.01.08.
Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина РФ от 26.08.04 № 70н.
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.97 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".
Постановление Правительства РФ от 10.12.02 № 877 "Об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха отдельных категорий работников, имеющих особый характер работы".